Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektubu

Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektubu Örnekleri: 2025 rehberi, şablonlar ve yasal dikkat edilmesi gerekenler.

Çalışan Performansını Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektubu Örnekleri (2025 Rehberi)

Yöneticilik ve insan kaynakları yönetimi, zaman zaman zorlu durumlarla başa çıkmanızı gerektirir. Çalışanların performansını veya işyeri huzurunu olumsuz etkileyen davranışlar bu durumların başında gelir. Böyle anlarda, sorunu yapıcı bir şekilde ele almalısınız. Ayrıca, resmi bir kayıt oluşturmak amacıyla uyarı mektupları önemli bir araç haline gelir. Bu makalede, Çalışan Performansını Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektubu Örnekleri sunacağız. Ek olarak, bu süreci nasıl yöneteceğinize dair 2025 yılı güncel bilgileri paylaşacağız. Ancak unutmayın, her durum kendine özgüdür. Yasal süreçler şirket politikalarınıza ve yerel iş hukukuna göre farklılık gösterebilir.

Uyarı Mektubu Nedir ve Neden Önemlidir?

Uyarı mektubu, bir çalışana resmi bir bildirimdir. Kabul edilemez davranışları veya yetersiz performansı hakkında bilgi verir. Peki, bu mektuplar neden bu kadar önemlidir?

Sorunu Netleştirir: Öncelikle, uyarı mektubu sorunu somut bir şekilde tanımlar. Çalışanın hangi davranışının beklentileri karşılamadığını açıkça belirtir. Performans eksikliğini de netleştirir.
Beklentileri Ortaya Koyar: İkinci olarak, çalışandan beklediğiniz davranış veya performans standardını net bir şekilde ifade eder. Gerekli iyileştirmeler için bir yol haritası sunar.
Olası Sonuçları Bildirir: Üçüncü olarak, beklenen iyileşmeyi sağlayamazsa çalışanı ne gibi sonuçların beklediğini bildirir. Örneğin, bir sonraki disiplin adımını veya iş akdinin feshini içerebilir.
Resmi Kayıt Oluşturur: Son olarak, hem işveren hem de çalışan için resmi bir kayıt niteliği taşır. İleride yaşanabilecek anlaşmazlıklarda önemli bir kanıt oluşturabilir.

Temel amaç cezalandırmak değildir. Aksine, çalışanın davranışını veya performansını düzeltmesine yardımcı olmaktır. Bu nedenle, uyarı mektuplarını yapıcı bir dille hazırlamalısınız. İyileştirme odaklı bir yaklaşım benimsemelisiniz.

Etkili Bir Uyarı Mektubunda Bulunması Gereken Temel Unsurlar

Etkili ve yasalara uygun bir uyarı mektubu hazırlamak için bazı temel unsurlara dikkat etmelisiniz. Bu unsurlar, mektubun amacına ulaşmasına yardımcı olur.

Net Bir Başlık: Örneğin, “Performans Uyarısı” veya “Davranışsal İhlal Uyarısı” gibi bir başlık kullanın.
Çalışan ve Şirket Bilgileri: Çalışanın adını, soyadını, pozisyonunu ve departmanını belirtin. Şirket bilgilerini de eksiksiz yazın.
Tarih: Mektubu düzenlediğiniz tarihi mutlaka belirtin.
Sorunun Açık Tanımı: Uyarıya konu olan davranışı veya performans sorununu açıklayın. Bunu spesifik örnekler, tarihler ve gözlemlerle objektif bir dille yapın. Genel ifadelerden kaçının.
Etkileri: Bu davranışın veya performansın olumsuz etkilerini belirtin. Şirket politikalarına, ekip çalışmasına, iş akışına veya müşteri ilişkilerine etkilerinden bahsedin.
Beklenen Davranış/Performans: Çalışandan beklediğiniz doğru davranışı veya performans standardını net bir şekilde tanımlayın. Mümkünse, SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zaman Sınırlı) hedefler sunun.
İyileştirme Süresi: Çalışana makul bir süre tanıyın. Bu sürede beklenen iyileşmeyi göstermesini isteyin.
Sunulacak Destek (Varsa): Şirket olarak bu süreçte çalışana destek sunabilirsiniz. Eğitim, mentorluk veya ek kaynaklar gibi destekleri varsa belirtin.
İyileşme Olmazsa Olası Sonuçlar: Tanıdığınız sürede beklenen iyileşme olmazsa atacağınız adımları açıkça ifade edin. Örneğin, son uyarı veya iş sözleşmesinin feshi gibi yasal yaptırımları belirtin.
Çalışanın Görüşü ve İmza: Çalışanın imzası önemlidir. Mektubu okuyup anladığına ve bir kopyasını teslim aldığına dair imzasını alın. Ayrıca, çalışanın konuyla ilgili görüşlerini bildirebileceği bir ifade ekleyebilirsiniz. (Not: Çalışanın imzası, iddiaları kabul ettiği anlamına gelmez. Sadece tebellüğ ettiğini gösterir.)
Yönetici İmzası: Mektubu düzenleyen yönetici olarak siz de imzalayın.

Bu unsurlar mektubun resmiyetini artırır. Aynı zamanda olası yanlış anlaşılmaların önüne geçer.

Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Yönelik Uyarı Mektubu Örnekleri

ÖNEMLİ YASAL UYARI: Aşağıda sunduğumuz uyarı mektubu örnekleri yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır. Fikir verme amacıyla hazırladık. Her somut olay kendi özel koşullarını barındırır. Bu nedenle, örnekleri doğrudan kullanmayın. Bunun yerine, şirketinizin özgün politikalarına göre uyarlayın. İlgili iş hukuku mevzuatına (4857 sayılı İş Kanunu vb.) ve somut olayın özelliklerine dikkat edin. Bir hukuk danışmanı veya İK uzmanı bu örnekleri dikkatle incelemeli ve onaylamalıdır.

Örnek 1: Sürekli Geç Kalma / İşe Devamsızlık Uyarısı

Konu: İşe Geç Gelme / Devamsızlık Konusunda Performans Uyarısı

Sayın [Çalışanın Adı Soyadı],

Bu mektubu, son dönemde gözlemlediğimiz işe düzenli devam konusundaki performansınızla ilgili yazıyoruz. Kayıtlarımıza göre, [tarih], [tarih] ve [tarih] tarihlerinde işe [süre] dakika geç geldiniz. Bunu tespit ettik. Ayrıca, [tarih] tarihinde mazeretsiz olarak işe gelmediğinizi gördük.

Şirket politikamızda ([ilgili politika maddesi numarası]) belirttiğimiz gibi, tüm çalışanların belirlenen çalışma saatlerine uymasını bekliyoruz. Geçerli bir mazeret olmaksızın işe devamsızlık yapmamalarını istiyoruz. Bu tür durumlar bireysel iş akışınızı olumsuz etkiler. Aynı zamanda ekip çalışmalarını ve genel verimliliği düşürür.

Sizden beklentimiz, derhal şirketimizin çalışma saatlerine tam uyum göstermenizdir. Sürekli olarak bu uyumu sürdürmenizi ve geçerli bir mazeretiniz olmadıkça devamsızlık yapmamanızı istiyoruz. Bu konudaki performansınızı [örneğin, 4 hafta] süreyle takip edeceğiz.

Bu süre zarfında beklediğimiz iyileşmeyi sağlayamazsanız, hakkınızda daha ciddi yaptırımlar gündeme gelebilir. İş Kanunu ve şirket disiplin yönetmeliğimiz çerçevesinde bu yaptırımlar (örneğin, son uyarı veya iş sözleşmesinin feshi) uygulanabilir. Bunu size bildiririz.

Bu konudaki görüşlerinizi ve olası çözüm önerilerinizi [tarih] tarihine kadar [Yöneticinin Adı Soyadı] ile paylaşmanızı rica ederiz.

Saygılarımızla,

[Yöneticinin Adı Soyadı]
[Unvanı]

Tebellüğ Eden Çalışan:
Adı Soyadı:
Tarih:
İmza:

Örnek 2: Görevleri Zamanında ve Eksiksiz Yerine Getirmeme (Düşük Performans) Uyarısı

Konu: Görev Sorumlulukları ve Performans Düzeyi Uyarısı

Sayın [Çalışanın Adı Soyadı],

Bu mektubu, [pozisyonunuz] pozisyonunuzdaki görevlerinizi yerine getirme konusundaki mevcut performans düzeyinizle ilgili yazıyoruz. Son [süre, örn: 2 ay] içerisinde size atadığımız aşağıdaki görevlerde beklediğimiz standartların altında kaldığınızı gözlemledik:

[Örnek Görev 1]: [Somut eksiklik, hata veya gecikme detayı, tarih]
[Örnek Görev 2]: [Somut eksiklik, hata veya gecikme detayı, tarih]

Bu durum, şirketimizin performans beklentileriyle ([ilgili performans standardı veya politika]) örtüşmüyor. Görevleri eksik veya hatalı yapmanız, [ekip verimliliği, proje takvimi, müşteri memnuniyeti vb.] üzerinde olumsuz etkilere yol açıyor.

Sizden beklentimiz, önümüzdeki [örneğin, 1 ay] içerisinde görevlerinizi yerine getirmenizdir. Yukarıda belirtilen ve pozisyonunuzun gerektirdiği diğer tüm görevleri zamanında, eksiksiz ve beklediğimiz kalitede tamamlamanızı istiyoruz. Bu süreçte size destek olmak amacıyla [eğitim, ek kaynak vb. somut bir teklif varsa belirtin].

Belirttiğimiz süre sonunda performansınızda yeterli ve kalıcı bir iyileşme gözlemleyemezsek, hakkınızda daha ileri disiplin işlemleri uygulayabiliriz. İş Kanunu ve şirket disiplin yönetmeliğimiz uyarınca bu işlemleri yapacağımızı bilmenizi isteriz.

Performansınızla ilgili bu durumu görüşmek istiyoruz. Bir eylem planı oluşturmak üzere [tarih] saat [saat]’te bir toplantı yapmamızı öneriyorum.

Saygılarımızla,

[Yöneticinin Adı Soyadı]
[Unvanı]

Tebellüğ Eden Çalışan:
Adı Soyadı:
Tarih:
İmza:

Örnek 3: Ekip Çalışmasına Uyumsuzluk / Negatif Tutum Uyarısı

Konu: İşyeri Davranışları ve Ekip Çalışmasına Uyum Konusunda Uyarı

Sayın [Çalışanın Adı Soyadı],

Bu uyarı mektubunu, son dönemde sergilediğiniz bazı davranışlarınızla ilgili yazıyoruz. Bu davranışlar ekip çalışması ruhuna aykırı düşmektedir. Özellikle, [tarih] tarihinde [somut olay/davranış detayı] yaşandı. Örneğin; ekip toplantısında yapıcı olmayan eleştiriler yaptınız veya iş arkadaşlarınızla tartıştınız. (Kişisel haklara saygılı ve objektif bir dil kullanın). Ayrıca, [tarih] tarihinde [başka bir somut olay/davranış detayı] gibi durumlar gözlemledik.

Şirketimizin temel değerlerinden biri [ilgili şirket değeri, örn: saygı, iş birliği]’dir. Davranış kurallarımız ([ilgili kural]) da tüm çalışanların profesyonel bir ilişki sürdürmesini gerektirir. Birbirleriyle saygılı ve iş birliğine dayalı olmalarını ister. Bahsettiğimiz davranışlarınız ekip motivasyonunu ve işbirliğini olumsuz etkiliyor. Genel çalışma huzurunu da bozuyor.

Sizden acilen iş arkadaşlarınıza ve yöneticilerinize karşı daha yapıcı bir tutum sergilemenizi bekliyoruz. Saygılı ve işbirlikçi olmanızı istiyoruz. Olumsuz ve yıkıcı eleştirilerden kaçının. Ekip çalışmalarına aktif ve pozitif katkı sağlayın. Bu konudaki davranışlarınızı [örneğin, 1 ay] süreyle yakından izleyeceğiz.

Bu süre içerisinde davranışlarınızda olumlu ve kalıcı bir değişiklik olmazsa, daha ciddi yaptırımlar gündeme gelebilir. İş Kanunu ve şirket disiplin yönetmeliğimiz çerçevesinde bu yaptırımları uygulayacağımızı bilmelisiniz.

Konuyu daha detaylı görüşmek istiyoruz. Beklentilerimizi netleştirmek üzere sizinle bir görüşme ayarlamayı planlıyoruz.

Saygılarımızla,

[Yöneticinin Adı Soyadı]
[Unvanı]

Tebellüğ Eden Çalışan:
Adı Soyadı:
Tarih:
İmza:

Örnek 4: Şirket Politikalarının veya Prosedürlerinin İhlali Uyarısı (Örn: Gizlilik, Güvenlik)

Konu: Şirket Politikalarının İhlali Hakkında Uyarı

Sayın [Çalışanın Adı Soyadı],

Bu mektubu size şu nedenle yazıyoruz: [tarih] tarihinde [ihlalin yapıldığı yer veya durum] sırasında şirketimizin bir politikasını ihlal ettiğinizi tespit ettik. İhlal ettiğiniz politika [ihlal edilen politikanın adı, örn: Bilgi Güvenliği Politikası]’dır. Özellikle [madde numarası] maddesini ihlal ettiniz. Söz konusu ihlal şudur: [ihlalin kısa ve net açıklaması]. Örneğin; hassas müşteri verilerini yetkisiz bir şekilde şirket dışına e-posta ile gönderdiniz veya koruyucu ekipman kullanmadan makine çalıştırdınız.

Şirket politikalarımız temel kuralları ve standartları belirler. Tüm çalışanlarımız bu kurallara uymalıdır. Bu politikaları ihlal etmek ciddi sonuçlara yol açabilir. Örneğin; [şirket için olası riskler] gibi durumlar ortaya çıkabilir. Yasal sorumluluklar, veri kaybı, iş kazası riski veya itibar kaybı bu riskler arasındadır.

Sizden şirketimizin tüm politika ve prosedürlerini dikkatle incelemenizi bekliyoruz. Bunlara eksiksiz bir şekilde uymanızı kesinlikle istiyoruz. Özellikle [ihlal edilen politika] konusundaki yükümlülüklerinize azami özeni göstermelisiniz.

Benzer bir ihlali tekrarlamanız durumunda, hakkınızda daha ciddi disiplin işlemleri uygulayacağız. İş Kanunu ve şirket disiplin yönetmeliğimiz uyarınca son uyarı dahil bu işlemleri yapacağız.

Bu konudaki farkındalığınızı artırmak istiyoruz. Sorularınızı yanıtlamak üzere bir görüşme talep edebilirsiniz.

Saygılarımızla,

[Yöneticinin Adı Soyadı]
[Unvanı]

Tebellüğ Eden Çalışan:
Adı Soyadı:
Tarih:
İmza:

Uyarı Mektubu Verilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler ve En İyi Uygulamalar

Uyarı mektubu sürecini yönetirken aşağıdaki noktalara dikkat etmelisiniz. Bu dikkat, sürecin adil ve etkili olmasına yardımcı olacaktır:

Objektif Olun: Duygusal ifadelerden kaçının. Mektubunuzu ve görüşmenizi somut gözlemlere dayandırın. Verilere ve şirket politikalarına odaklanın.
Zamanında Davranın: Sorunu fark ettiğinizde hemen harekete geçin. Gerekli incelemeleri yapın. Sonrasında çok gecikmeden uyarı sürecini başlatın. Gecikme, sorunun önemsiz olduğu algısı yaratabilir.
Gizliliğe Önem Verin: Uyarı mektubunu ve ilgili görüşmeyi özel bir ortamda yapın. Üçüncü kişilerin duymayacağı şekilde olmasına özen gösterin. Konunun gizliliğini koruyun.
İki Yönlü İletişime Açık Olun: Çalışanın kendini ifade etmesine olanak tanıyın. Durumu kendi açısından açıklamasına izin verin. Bunu mektupta belirtebilir veya ayrı bir toplantıda yapabilirsiniz.
Tutarlı Olun: Benzer performans veya davranış sorunlarında tutarlı bir yaklaşım sergileyin. Farklı çalışanlara karşı adil olun. Bu, adalet algısını güçlendirir.
Belgeleyin: Verdiğiniz Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektuplarının bir kopyasını çalışanın özlük dosyasına ekleyin. Çalışanın da bir kopyasını aldığından emin olun. İmzasını da alın.
Yasal Danışmanlık Alın: Özellikle karmaşık durumlarda mutlaka bir uzmana danışın. Tekrarlayan veya potansiyel olarak yasal bir anlaşmazlığa yol açabilecek durumlarda iş hukuku uzmanından veya deneyimli bir İK danışmanından görüş alın.

Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektubu – Sonuç: Yapıcı Bir Adım Olarak Uyarı Mektupları

Sonuç olarak, Performansı Olumsuz Etkileyen Davranışlara Karşı Uyarı Mektupları önemli bir yönetim aracıdır. Çalışan performansını ve davranışlarını yönetmede zorunlu ama gereklidir. Temel amaçları çalışanı kaybetmek değildir. Aksine, çalışanı kazanmak ve performansını beklenen seviyeye çekmektir. Bu süreci adil ve tutarlı bir şekilde yönetmelisiniz. Şeffaf ve yasalara uygun hareket etmek hem çalışanın haklarını korur. Hem de işyerinde sağlıklı bir disiplin anlayışının oluşmasına katkı sağlar. Unutmayın, her uyarı süreci aynı zamanda bir gelişim fırsatı da sunabilir.