Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Zorunlu Belgeler

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Zorunlu Belgeler nelerdir sorusuna cevap arayanlara yönelik hazırlanan bir içerik bulunmaktadır.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Zorunlu Belgeler Nelerdir (2025 Güncel Liste)

Her işverenin temel yasal sorumlulukları vardır. Bunlardan biri de çalışanları için doğru bir personel özlük dosyası oluşturmaktır. İşveren bu dosyayı ayrıca güncel tutmalıdır. Personel özlük dosyası, insan kaynakları yönetiminin temelini oluşturur. Aynı zamanda yasal uyumluluğun da önemli bir parçasıdır. Bu makalede önemli bir konuyu ele alacağız: Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Zorunlu Belgeler. Konuyu 4857 Sayılı İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar ışığında inceleyeceğiz. Ek olarak, 2025 yılı itibarıyla detaylı bilgiler sunacağız. İşverenler bu belgeleri doğru ve eksiksiz tutarsa, olası denetimlerde veya hukuki süreçlerde kendilerini korurlar.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Personel özlük dosyası özel bir dosyadır. İşveren, çalışanın işe girişinden işten ayrılışına kadar olan tüm süreçte bu dosyayı düzenler. İş ilişkisiyle ilgili olarak yasal zorunluluklar ve şirket uygulamaları gereği çeşitli belgeler toplar, düzenler ve muhafaza eder. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi bu konuyu açıklar. Madde, “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler…” der. Böylece yasal yükümlülüğü net bir şekilde belirtir. Bu dosya birçok önemli bilgiyi barındırır. Örneğin, çalışanın kimlik bilgilerini ve mesleki yeterliliklerini içerir. Sağlık durumu ve çalışma koşulları da bu dosyada yer alır.

Personel Özlük Dosyası Tutmak Neden Yasal Bir Zorunluluktur?

Belirttiğimiz gibi, işverenler personel özlük dosyası tutmak zorundadır. Bu zorunluluk öncelikle 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesinden kaynaklanır. Peki, bu maddenin amacı nedir? İşçi ve işveren arasındaki ilişkinin şeffaf bir şekilde belgelenmesidir. Ayrıca, dosya olası hukuki anlaşmazlıklarda kanıt niteliği taşır. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) veya İş Müfettişleri denetim yapar. Bu denetimlerde de müfettişler ilk olarak özlük dosyalarını inceler. İşveren, bu dosyada yer alan bilgileri gizli tutmakla yükümlüdür. Bilgileri yalnızca gerekli hallerde kullanmalıdır. Bu yükümlülük, aynı zamanda Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında da önem taşır.

Özlük Dosyasında Bulunması Zorunlu Belgeler: Kapsamlı Liste (2025)

Aşağıda sıraladığımız belgeler genel bir listedir. Türkiye’deki mevcut iş mevzuatını ve yaygın İK uygulamalarını dikkate alarak bu listeyi hazırladık. Ancak, bazı durumlar ek belgeler gerektirebilir. Şirketinizin faaliyet gösterdiği sektör veya özel koşullar bunlara örnektir. Bu nedenle, her zaman güncel mevzuatı takip etmelisiniz. Gerektiğinde bir hukuk veya İK danışmanından destek almanız faydalı olacaktır.

1. İşe Giriş Sürecinde Alınması Gereken Temel Belgeler

İşveren, çalışanın işe başlama aşamasında şu temel belgeleri temin eder. Bu belgeler dosyanın temelini oluşturur.

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi (Kimlik Kartı Fotokopisi): Bu belge çalışanın kimlik bilgilerini teyit eder.
• İkametgah Belgesi (Yerleşim Yeri Belgesi): Çalışan bu belgeyi e-Devlet üzerinden kolayca alabilir.
• Adli Sicil Kaydı (Sabıka Kaydı): Belirli pozisyonlar için bu kayıt kritik öneme sahiptir. Çalışan bu belgeyi de e-Devlet’ten temin edebilir.
• Diploma Fotokopisi veya Mezuniyet Belgesi: Bu belge çalışanın eğitim durumunu gösterir. Mesleki yeterliliğini de kanıtlar.
• Sağlık Raporu (İşe Giriş Sağlık Raporu): Çalışanın yapacağı işin niteliğine uygun olup olmadığını belirtir. Yetkili sağlık kuruluşları bu raporu verir.
• Vesikalık Fotoğraf: İşveren genellikle son 6 ay içinde çekilmiş 2 adet fotoğraf ister.
• Askerlik Durum Belgesi: Erkek çalışan adayları için bu belge gereklidir. Askerlik görevini tamamladığını, tecilli olduğunu veya muaf olduğunu gösterir. Çalışan bu belgeyi e-Devlet’ten alabilir.
• İş Sözleşmesi: İşveren, pozisyona ve çalışma koşullarına uygun bir sözleşme hazırlar. Bu sözleşme belirli veya belirsiz süreli olabilir. İşçi ve işveren sözleşmeyi ıslak imza ile imzalar.
• SGK İşe Giriş Bildirgesi: Bu resmi belge, çalışanın sosyal güvenlik sistemine kaydının yapıldığını gösterir.
• Aile Durumunu Bildirir Belge: Bu belge çalışanın medeni durumu hakkında bilgi içerir. Evli ise evlilik cüzdanı fotokopisi gerekir. Çocukları varsa onların kimlik fotokopileri de eklenir. Bu bilgiler bazı özel sosyal yardımlar veya şirket uygulamaları için gerekebilir. (Not: AGİ 2022’de kalktı. Ancak bazı özel yardımlar veya şirket politikaları için bu bilgiler hala talep edilebilir.)

2. Çalışma Süresince Dosyaya Eklenecek Belgeler

Çalışanın istihdamı devam ederken işveren dosyaya yeni belgeler ekler. Çeşitli olaylar ve işlemler bu belgelerin eklenmesini gerektirir.

• Aylık Ücret Hesap Pusulaları: İşveren her ay düzenli olarak çalışana bu pusulaları vermelidir. Bir nüshasını imzalatıp dosyada saklamasını tavsiye ederiz.
• Yıllık İzin Kayıtları ve İzin Talep Formları: Çalışanın kullandığı yıllık izinleri gösteren belgelerdir. İmzalı talep formları ve izin defteri/kayıtları bu kapsamdadır.
• Fazla Mesai Onay Formları: Çalışan fazla mesai yaptıysa, bunu kabul ettiğine dair yazılı ve imzalı onayları dosyada bulunmalıdır.
• Performans Değerlendirme Formları: Şirket performans değerlendirme yapıyorsa, bu değerlendirme sonuçlarını dosyaya ekler.
• Eğitim Katılım Belgeleri ve Sertifikalar: Çalışanın aldığı mesleki veya kişisel gelişim eğitimlerine dair belgeleri işveren dosyalar.
• Sağlık Raporları: İstirahat raporları veya iş kazası sonrası alınan raporlar bu gruba girer. İşin niteliğine göre işveren periyodik sağlık muayene raporlarını da ekleyebilir.
• İhtar ve Savunma Yazıları: İşveren çalışana uyarı veya ihtar yazısı verdiyse bunlar dosyada saklanır. Çalışanın bunlara karşı sunduğu savunma yazıları da eklenir (eğer varsa).
• Görev Yeri Değişikliği, Terfi Yazıları: Çalışanın pozisyonunda veya görev yerinde meydana gelen değişikliklere ilişkin resmi yazıları işveren dosyaya koyar.
• Maaş Zammı veya Ücret Değişikliği Bildirimleri: Çalışanın ücretinde yapılan artışları veya değişiklikleri gösteren bildirimler dosyada yer alır.
• İş Kazası Tutanakları: İşyerinde bir iş kazası yaşanması durumunda işveren detaylı tutanaklar düzenler ve dosyaya ekler.
• SGK Aylık Prim ve Hizmet Belgeleri: Şirket genelinde bu belgeler tutulur. Çalışana ait kısmın bir özeti veya ilgili dökümü dosyada bulunabilir.
• Özel Durum Belgeleri: İşveren engelli, eski hükümlü veya terör mağduru statüsünde personel çalıştırıyorsa, bu durumlarını kanıtlayan resmi belgeleri dosyalamalıdır.

3. İşten Ayrılış Durumunda Eklenmesi Gereken Belgeler

Çalışanın iş ilişkisi sona erdiğinde, işveren bu sürece dair belgeleri de dosyaya ekler.

• İstifa Dilekçesi: Çalışan kendi isteğiyle işten ayrıldıysa, ıslak imzalı istifa dilekçesini işverene verir.
• Fesih Bildirimi: İşveren iş sözleşmesini feshettiyse, yasal usullere uygun bir fesih bildirimi hazırlar. Bu bildirim gerekçeli olmalı ve çalışana tebliğ edilmelidir.
• İbraname: Çalışanın işverenden tüm alacaklarını aldığına dair imzaladığı bir belgedir. (Yasal geçerliliği ve düzenlenme koşulları konusunda dikkatli olun. Güncel yargı kararlarını takip edin.)
• SGK İşten Ayrılış Bildirgesi: Çalışanın sosyal güvenlik sisteminden çıkışının yapıldığını gösteren bir belgedir.
• Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları: İşveren çalışana bu tazminatları ödediyse, detaylı hesaplamalarını ve ödeme bilgilerini içeren imzalı bordroları dosyaya koyar.
• Çalışma Belgesi: İşveren, işten ayrılan çalışana işin türünü ve süresini belirten bir çalışma belgesi düzenler.
• Kullanılmamış Yıllık İzin Ücreti Bordrosu: Çalışanın hak edip kullanmadığı yıllık izinlerine karşılık ücret ödendiyse, bu ödemeye dair bordro dosyada bulunmalıdır.

Özlük Dosyasında Bulunması Tavsiye Edilen Ek Belgeler

Bazı ek belgelerin de özlük dosyasında bulunması faydalı olacaktır. Bunlar zorunlu olmasa da hem işveren hem de çalışan açısından yarar sağlar.

• İş Başvuru Formu: Çalışanın işe alım sürecindeki beyanlarını içerir.
• Referans Mektupları: İşveren, adayın önceki işverenlerinden referans mektubu aldıysa bunları saklar.
• Zimmet Tutanakları: İşveren, çalışana bilgisayar, telefon veya araç gibi demirbaşlar teslim ettiyse, bunlar için imzalı tutanaklar düzenler.
• Gizlilik Sözleşmesi, Rekabet Yasağı Sözleşmesi: İşin niteliğine göre bu tür ek sözleşmeler yapıldıysa dosyada yer almalıdır.
• Personel Yönetmeliği veya İşyeri Uygulamaları Tebliğ Yazısı: Çalışanın işyeri kurallarını ve yönetmeliklerini okuyup anladığına dair imzalı tebliğ yazısı önemlidir.

Personel Özlük Dosyalarının Saklanma Süresi Ne Kadardır?

Genel bir kural olarak, işverenler personel özlük dosyalarını 10 yıl süreyle saklamalıdır. Bu süre, hizmet akdinin sona ermesinden itibaren başlar. Sosyal Güvenlik Kurumu mevzuatı ve genel zamanaşımı süreleri bu süreyi belirler. Ancak, bazı özel durumlar veya belgeler için farklı süreler geçerli olmaktadır. Örneğin, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki bazı kayıtları işverenler 15 yıl gibi daha uzun süreler saklamalıdır. (Özellikle iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili özel risklere maruz kalan çalışanların kayıtları bu kapsama girer). Her zaman en güncel yasal düzenlemeleri takip etmeniz gerekir. Özel durumlar için uzman görüşü almanız da önemlidir.

Eksik veya Usulsüz Özlük Dosyasının Sonuçları Nelerdir?

Personel özlük dosyasını eksik tutmak veya hiç tutmamak, işverenler için ciddi sonuçlar doğurmaktadır. Öncelikle, yetkili kurumlar idari para cezaları uygular. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 104. Maddesi uyarınca, özlük dosyasını düzenlemeyen işverenlere bu cezalar verilmektedir. Ceza miktarı her yıl güncellenmektedir. İkinci olarak, hukuki anlaşmazlıklarda kanıt yetersizliği yaşanmaktadır. İşçi ile işveren arasında çıkması olası davalarda (örneğin, işe iade veya alacak davaları) eksik veya usulsüz bir özlük dosyası işverenin aleyhine bir durum yaratmaktadır. Son olarak, denetimlerde sorunlar yaşanmaktadır. SGK veya İş Teftiş Kurulu denetimlerinde müfettişler eksiklikler tespit ederse, bu durum ek cezalara ve yaptırımlara yol açmaktadır. Bu nedenle, işverenlerin özlük dosyalarını titizlikle ve yasalara uygun şekilde tutması büyük önem taşımaktadır.

Personel Özlük Dosyalarının Dijital Ortamda Saklanması Mümkün Müdür?

Evet, günümüz teknolojisi sayesinde işverenler personel özlük dosyalarını dijital ortamda da saklamaktadır. Ancak bunun için yasal düzenlemelere uymak gerekir. İşverenler bu süreçte dikkat etmesi gereken önemli noktalar vardır. Özellikle Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve güvenli elektronik imza kullanımı bazı belgelerin yasal geçerliliği için önemlidir. Ayrıca, veri güvenliği ve KVKK uyumu şarttır. İşverenler dijital ortamda sakladığı kişisel verilerin güvenliğini sağlamalıdır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümlerine tam uyum göstermelidir. Yetkisiz erişimleri önlemeli ve veri sızıntılarına karşı tedbir almalıdır. Unutmayın, iş sözleşmesi gibi bazı belgeler için hala ıslak imza zorunluluğu bulunmaktadır. Ya da bu belgeleri e-imza ile belirli formatlarda düzenlemeniz gerekmektedir. Bu belgelerin dijitalleştirilme süreçleri özel dikkat gerektirir. Dijitalleşme erişim kolaylığı ve depolama avantajları sunar. Fakat yasal ve teknik gereklilikleri tam olarak karşılamanız kritik önemdedir.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler – Sonuç: Titizlik ve Uyum Şart!

Personel özlük dosyasını eksiksiz ve doğru bir şekilde tutmak çok önemlidir. Bu sadece yasal bir yükümlülük değildir. Aynı zamanda iyi bir işveren olmanın ve şeffaf bir İK yönetimi anlayışının da bir gereğidir. Bu dosyalar hem işvereni hem de çalışanı koruyan önemli belgeler bütünüdür. Şirketinizin gelecekte karşılaşabileceği olası riskleri en aza indirmek istersiniz. Yasalara tam uyum sağlamak için de özlük dosyası yönetimine gereken özeni göstermelisiniz. Son olarak, her zaman güncel mevzuatı takip etmeyi unutmayın. İhtiyaç duyduğunuzda profesyonel destek almaktan da çekinmeyin.