ikdestek
Personel Özlük İşlemleri Nedir, Nelerdir ve Nasıl Yürütülmelidir sorularına dair kapsamlı bilgilere bu yazıda yer verilmektedir.
Personel özlük işlemleri, bir çalışanın işe girişinden çıkışına kadar geçen sürede yasal ve kurumsal olarak düzenlenmesi gereken evrak, bilgi ve belgelerin tümünü kapsayan süreçtir. Çünkü, İnsan Kaynakları departmanının temel taşlarından biri olan bu işlemler, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi ve personelin haklarının korunması açısından büyük önem taşımaktadır.
Özlük Dosyası Nedir?
Her çalışan için ayrı ayrı oluşturulan özlük dosyası, 4857 sayılı İş Kanunu gereği tutulması zorunlu evraklardan biridir. Bu dosyada çalışanın kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, sağlık raporu, SGK giriş bildirgesi, izin formları, maaş bordroları, performans değerlendirme belgeleri gibi bilgiler yer almaktadır.
Özlük dosyasının düzenli tutulması; denetimlerde kolaylık sağlar, çalışan-işveren ilişkilerini şeffaflaştırmaktadır. Böylece, hak kayıplarının önüne geçmektedir.
Özlük İşlemleri Kapsamında Yer Alan Belgeler
İş başvuru formu
Nüfus cüzdanı fotokopisi
SGK işe giriş bildirgesi
Adli sicil kaydı
Sağlık raporu
İş sözleşmesi
İzin talepleri ve kayıtları
Performans değerlendirme formları
Eğitim belgeleri
Bu belgeler yasal yükümlülük nedeniyle en az 10 yıl saklanmalıdır.
Dijital Özlük İşlemleri
Günümüzde personel özlük işlemleri dijital ortama taşınarak kağıt yükü azaltılmaktadır. Böylece, hızlı erişim de sağlanmaktadır. Ayrıca, Excel veya İK yazılımları üzerinden tüm izin, bordro ve evrak takibi sistemli şekilde yapılabilmektedir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için Excel tabanlı özlük şablonları büyük kolaylık sunmaktadır.
Özlük Dosyasında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Eksiksiz ve güncel belgeler tutulmalıdır.
Veriler KVKK kapsamında korunmalıdır.
Fiziksel belgeler yangın, nem gibi durumlara karşı korunmalıdır.
Dijital belgeler yedeklenmeli ve erişim kısıtlanmalıdır.
Ayrılan personelin dosyaları arşivlenmelidir.
Neden Özlük İşlemleri Kritik Bir Konudur?
Özlük işlemlerinin eksiksiz yürütülmesi;
Yasal denetimlerde ceza riskini azaltmaktadır.
Personel memnuniyetini arttırmaktadır.
Bordro, izin ve kıdem hesaplamalarında doğruluğu sağlamaktadır.
İşverenin güvenilirliğini pekiştirmektedir.
Personel Özlük İşlemleri Nedir – Sonuç
Personel özlük işlemleri, sadece yasal zorunluluk değil; aynı zamanda kurumsal güvenin, düzenin ve şeffaflığın da bir göstergesidir. Çünkü, Tüm İK yöneticileri için bu süreçlerin sistematik ve doğru bir şekilde yürütülmesi, hem insan odaklı yaklaşımı güçlendirir hem de iş süreçlerini hızlandırmaktadır. Ayrıca, günümüzde dijital çözümlerle desteklenen özlük işlemleri, İK süreçlerinde ciddi verimlilik artışı sağlamaktadır.